Quản lý phòng khám nha khoa là một trong những công việc không hề đơn giản, đòi hỏi người quản lý cần phải kết hợp rất nhiều kỹ năng và kiến thức trong lĩnh vực nha khoa, kinh doanh, marketing và quản trị nhân lực. Để giúp đơn vị của bạn nổi bật trong tâm trí khách hàng, dưới đây là những cách quản lý phòng khám nha khoa thực chiến đã được áp dụng thành công tại tại chuỗi nha khoa của tôi.

Chuẩn hóa quy trình khám bệnh tại phòng khám nha khoa

Chuẩn hóa quy trình khám bệnh tại phòng khám nha khoa là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả và chất lượng dịch vụ. 

Quản lý phòng khám nha khoa khi thực hiện chuẩn hóa quy trình khám bệnh sẽ giúp đảm bảo rằng các bước khám bệnh được thực hiện đúng quy trình, từ việc tiếp nhận bệnh nhân, kiểm tra ban đầu, chẩn đoán, điều trị đến chăm sóc sau điều trị. Điều này đảm bảo mức độ chính xác và đồng nhất trong việc cung cấp dịch vụ nha khoa

Khi thực hiện quy trình chuẩn hóa giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Điều này có thể bao gồm lập lịch làm việc hợp lý, phân công công việc phù hợp, tối ưu hóa quy trình làm việc và sử dụng công nghệ và thiết bị hiện đại để gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

Để thực hiện chuẩn hóa quy trình khám bệnh trong quản lý phòng khám nha khoa cần thực hiện các bước:

1. Tiếp nhận bệnh nhân:

Đào tạo nhân viên tiếp nhận để đảm bảo họ có kiến thức về quy trình tiếp nhận và thông tin cần thiết để tạo hồ sơ bệnh nhân. Cần thu thập thông tin cá nhân, lịch sử y tế và các thông tin liên quan khác từ bệnh nhân để nắm rõ nhu cần mà khách hàng đang cần.

2. Kiểm tra ban đầu và lập kế hoạch điều trị:

Hướng dẫn bệnh nhân đi khám nha khoa để kiểm tra tình trạng miệng và răng. Bác sĩ sẽ đánh giá và chẩn đoán tình trạng hiện tại của bệnh nhân.  Lập kế hoạch điều trị và cung cấp thông tin về các phương pháp điều trị, quy trình và chi phí dự kiến.

3. Thực hiện điều trị:

Thực hiện các phương pháp điều trị như làm sạch răng, trám răng, tẩy trắng răng, nhổ răng, cắm implant,… theo đúng quy chuẩn của bộ y tế và phải đảm bảo sử dụng các thiết bị và công cụ nha khoa phù hợp, đảm bảo vệ sinh và an toàn.

4. Quản lý hồ sơ bệnh nhân:

Lưu trữ thông tin bệnh nhân và các kết quả khám bệnh trong hệ thống quản lý thông tin bệnh nhân và phải đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng.

5. Chăm sóc sau điều trị:

Sau khi thưc hiện điều trị tại nha khoa cần cung cấp hướng dẫn và lời khuyên chăm sóc sau điều trị cho bệnh nhân. Ngoài ra cũng cần lên lịch tái khám định kỳ và nhắc nhở bệnh nhân qua điện thoại hoặc email.

6. Đánh giá và cải tiến:

Thường xuyên xem xét và đánh giá hiệu quả của quy trình khám bệnh và thu thập phản hồi từ bệnh nhân. Đồng thời đề xuất cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu suất phòng khám.

Quản lý nhân sự thông minh

Ngành nha khoa nói riêng và bác sĩ nói chung là một ngày chảy máu chất xám rất lớn. Hầu hết các nha sĩ, điều dưỡng, lễ tân làm việc tại các bệnh viện, phòng khám một thời gian rồi lại bị đối thủ cướp mất, hoặc ra riêng mở phòng khám mới là chuyện không còn xa lạ gì. Vì vậy để quản lý phòng khám hiệu quả phải có cách sử dụng nhân sự một cách thông minh bạn cần phải có cách quản trị riêng.

1. Đào tạo nhân sự trẻ

Với những nhân sự trẻ ở các vị trí tiếp xúc với khách hàng, chủ phòng khám cần chú ý đề cao công tác đào tạo. Các phòng khám nha khoa tiếp cận khách hàng theo nhiều con đường, trao đổi với khách hàng bằng nhiều phương pháp khác nhau, từ gọi điện thoại, gửi email đến trao đổi qua mạng xã hội….nhưng vai trò của nội dung và cách thức trao đổi của nhân viên phòng khám vẫn không thay đổi. 

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thân thiện, tôn trọng khách hàng sẽ lại yếu tố để khách hàng có thiện cảm để họ có ý muốn quay lại hay giới thiệu người thân, bạn bè đến với phòng khám của bạn. 

2. Quản lý nhân sự có kinh nghiệm

Tin yêu, đào tạo nhân sự nhưng bạn vẫn nên chú ý bảo mật đối với thông tin khách hàng. Để phòng tránh rò rỉ dữ liệu, bị cướp khách hàng, bạn nên lưu trữ hồ sơ bệnh án trên phần mềm và phân quyền chặt chẽ để những nhân viên không có phận sự cũng không thể xem được dữ liệu bệnh nhân.

Ở góc độ là nhà quản lý, trong hoạt động thường ngày bạn cũng cần nắm rõ được năng suất làm việc của nhân sự. Ít nhất là bạn cần minh bạch các thông tin sau:

• Doanh thu theo thủ thuật thực hiện, doanh thu theo bác sĩ
• Những thủ thuật được chấp nhận nhiều nhất
• Thời gian điều trị trung bình

Quản lý khách hàng nha khoa

Để quản lý phòng khám được hiệu quả trước hết bạn phải quản lý tốt bệnh nhân của mình. Khách hàng là yếu tố quan trọng trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh dịch vụ nào. Để biến khách hàng tiềm năm thành khách hàng, và để khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ thêm nhiều lần nữa không phải là điều đơn giản. Nếu không có phương pháp quản lý người bệnh hiệu quả thì khả năng mất khách sẽ rất cao.

Đặc biệt bệnh nhân là người trực tiếp đến khám và điều trị. Do đó chính họ là người có những đánh giá khách quan nhất về chất lượng dịch vụ tại phòng khám. Vì vậy, các thành viên trong phòng khám cần phải quan tâm, thăm hỏi bệnh nhân về mức độ hài lòng cũng như chất lượng dịch vụ của phòng khám để có những cải thiện tốt hơn.

Kế hoạch marketing phòng khám thông minh

Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của mạng xã hội và internet, việc các bệnh nhân có quyết định lựa chọn dịch vụ tại phòng khám nha khoa của bạn hay không còn phụ thuộc nhiều vào các chiến dịch truyền thông của phòng khám.

Một chiến lược marketing nha khoa hiệu quả không chỉ giúp xây dựng được thương hiệu nha khoa vững mạnh, mà còn thúc đẩy tăng doanh số phòng khám, giúp thu hút thêm được nhiều khách hàng mới.

Chiến lược marketing giúp thu hút khách hàng mục tiêu thông qua việc truyền thông trên các trang mạng xã hội để tạo sự tương tác, gắn bó giữa khách hàng và thương hiệu.

Đầu tư vào việc phát triển SEO Nha khoa bằng cách tạo và tối ưu tài khoản Google My Business kèm theo những đánh giá, review tốt của khách hàng, trang web của bạn sẽ được tăng độ uy tín và dần lên top.

Khai thác triệt để việc quản trị lịch hẹn để gia tăng tệp khách hàng

Sau khi đã marketing tới tập khách hàng, thì khâu đón tiếp và lịch hẹn là bước quan trọng tiếp theo để quyết định khách hàng có ở lại hay không. Quản lý phòng khám hiệu quả phải có sắp xếp lịch chuyên nghiệp cũng là cơ hội để phòng khám thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động và kéo khách trở lại nhiều lần hơn. 

Tuy nhiên trên thực tế có rất nhiều phòng khám chưa ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý lịch hẹn. Trong quá trình đón tiếp – hẹn lịch bệnh nhân vẫn xảy ra nhiều chồng chéo, ví dụ như:

• Hẹn khách, khách không đến, lại phải ghi note ra giấy tờ để sau đó hẹn lịch ngày khác
• Hẹn khách, khách đến trễ, xếp giờ không phù hợp khiến các khách khác phải chờ đợi
• Hẹn khách nhưng không nắm được những khách nào đã lâu không quay lại để có động thái chăm sóc.

Tạo ra gói ưu đãi linh hoạt

Người Việt rất thường quan tâm về giá cả và có tâm lý so sánh giá cả. Hãy ghi nhớ điều này để tạo ra những gói dịch vụ với mức chi phí phù hợp hoặc những chương trình ưu đãi, giảm giá khuyến khích khách hàng mua hàng. 

Các khách hàng ngày nay rất bận rộn và dễ “bỏ quên” phòng khám khi đang lang thang trên mạng Internet với vô vàn thông tin. Nếu như một ưu đãi khác biệt so với các chương trình khuyến mại giảm giá thông thường, nhiều khả năng họ sẽ để lại thông tin liên hệ cho phòng khám.

Bạn càng linh hoạt trong việc ứng dụng các chính sách ưu đãi, thì phòng khám càng có cơ hội gia tăng nhiều hơn số lượng bệnh nhân tới khám. Họ giải quyết được nhu cầu chăm sóc răng miệng với giá thành hợp lý còn phòng khám của bạn thì chiến thắng bằng việc tăng số lượng bệnh nhân tới khám mỗi ngày. 

Giảm thiểu khoản lãng phí tiềm ẩn cho nha khoa

Đối với ngành nha khoa, có tới 8 loại lãng phí tiềm ẩn, viết tắt là DOWNTIME:

• Sản phẩm lỗi (Defects): Thiết bị bị rơi, vỡ, hỏng, X-quang phải chụp lại, lấy dấu lại…
• Lãng phí sản xuất thừa (Overproduction): Làm hồ sơ quá sớm, chuẩn bị quá mức cần thiết.
• Lãng phí thời gian chờ đợi (Waiting): Bệnh nhân phải chờ đợi bác sĩ hoặc ngược lại.
• Lãng phí con người (Non-utilized people): Quản lý phòng nha không sử dụng đúng người, đúng vị trí.
• Lãng phí vận chuyển (Transportation): Chuyển vật liệu hoặc bệnh nhân đến khu vực khác nhau của phòng khám.
• Lãng phí tồn kho (Inventory): Tích lũy hàng tồn kho vô hình bao gồm những điều trị được lên kế hoạch nhưng chưa thực hiện, thiết bị đắt tiền không cần thiết…
• Lãng phí thao tác/di chuyển (Motion): Phải đứng dậy nhiều lần trong một lần làm thủ thuật vì phải tìm kiếm dụng cụ hoặc không có những thiết bị cần thiết,…
• Lãng phí trong vận hành quy trình (Extra-processing): Quy trình quá phức tạp, sắp xếp lịch hẹn chưa khoa học, hợp lý.

Người quản lý phòng nha phải nhìn nhận ra được hàng ngày các nhân viên của mình đang phải tốn thêm bao nhiêu thời gian cho từng thao tác trong phòng khám. Mỗi thao tác không tạo thêm giá trị cho bệnh nhân hoặc cho phòng khám đều được coi là một thao tác thừa, gây lãng phí và buộc phải cắt giảm.

Là một chủ phòng khám, bạn phải cùng lúc bao quát được vô vàn các vấn đề. Bài toán làm sao để vận hành phòng khám nha khoa thành công yêu cầu rất nhiều kiến thức, thực hiện rất nhiều hoạt động ở nhiều mảng khác nhau. Kể cả khi có ý định sử dụng công nghệ hỗ trợ thì bạn cũng không thể chắc chắn về hiệu quả của nó nếu chưa nắm được phương pháp quản lý cốt lõi tại phòng khám của mình.

Trên đây là những chia sẻ của Bùi Thiên Tạo về kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa thực chiến. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho những chủ thể đang muốn thành lập phòng khám nha khoa, cũng như các chủ thể đang tiến hành hoạt động này. Đừng ngại liên hệ với tôi để được chia sẻ nhiều hơn về vấn đề này nhé.