Lễ tân là người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng nên việc tạo được cảm giác thoải mái cho khách hàng ở khâu đầu tiên này là vô cũng quan trọng để họ quyết định có nên tiếp tục sử dụng dịch vụ phòng khám nha khoa không. Vậy để trở thành một phòng khám nha khoa uy tín,  việc đào tạo lễ tân phòng khám nha khoa chuyên nghiệp có cần thiết không?

Tiêu chuẩn của một lễ tân phòng khám nha khoa chuyên nghiệp là gì?

Nhân viên lễ tân phòng khám nha khoa là người đón tiếp bệnh nhân, sắp xếp cuộc hẹn qua điện thoại với bệnh nhân và là chìa khoá “giữ bệnh nhân” của phòng khám. Nói một cách khác, lễ tân Nha khoa là bộ mặt của một phòng khám nha khoa. Chính vì vậy để trở thành phòng khám nha khoa chuyên nghiệp thì lễ tân phải đáp ứng những tiêu chuẩn này.

• Lễ tân cần có kiến thức cơ bản về các dịch vụ nha khoa, quy trình điều trị, thuật ngữ y tế và quy định liên quan đến nha khoa. Họ nên hiểu được các bệnh và vấn đề phổ biến trong nha khoa và có khả năng cung cấp thông tin cơ bản cho bệnh nhân.
• Lễ tân phòng khám nha khoa cần có kỹ năng giao tiếp tốt. Họ phải có khả năng lắng nghe và hiểu các yêu cầu của bệnh nhân, trả lời câu hỏi một cách chính xác và tỉ mỉ, và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thông suốt. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp tạo một môi trường thoải mái và chuyên nghiệp cho bệnh nhân.
• Lễ tân cần có khả năng quản lý thông tin cá nhân của bệnh nhân và tài liệu liên quan. Họ phải biết cách lưu trữ thông tin một cách chính xác và bảo mật, và có khả năng truy cập nhanh chóng khi cần thiết. Sự chính xác và đáng tin cậy trong việc quản lý thông tin là quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
• Lễ tân cần thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đối với bệnh nhân. Họ phải xử lý các tình huống một cách nhẹ nhàng và tử tế, tạo ra một môi trường ấm cúng và thoải mái cho bệnh nhân. Lễ tân cũng nên hỗ trợ bệnh nhân trong việc đặt lịch hẹn, giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin cần thiết về quy trình điều trị.
• Lễ tân phòng khám nha khoa cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt. Họ phải có khả năng đặt lịch hẹn một cách hiệu quả, giữ được lịch trình công việc và đảm bảo rằng bệnh nhân không phải chờ đợi quá lâu.

Đào tạo lễ tân trong phòng khám nha khoa có thật sự cần thiết?

Đào tạo lễ tân phòng khám nha khoa thực sự rất cần thiết vì đem lại nhiều lợi ích cho phòng khám nha khoa của bạn. Để trở thành một nha khoa uy tín đối với khách hàng thì người lễ tân cần được đào tạo những điều này:

1. Về hình ảnh của lễ tân

Nơi làm việc là điểm then chốt trong việc đánh giá sự chuyên nghiệp của lễ tân đó. Bất cứ bệnh nhân nào khi bước vào phòng khám cũng muốn nhìn thấy bàn làm việc của lễ tân ngăn nắp và sạch sẽ. Kiểm tra xung quanh bàn làm việc và sảnh phòng khám và đảm bảo xuyên suốt ngày làm việc rằng môi trường quanh lễ tân luôn luôn sạch sẽ và trang nhã.

Về trang điểm và làm tóc, lễ tân chỉ nên trang điểm tông nhạt để tạo cảm giác thoải mái và tự nhiên cho bệnh nhân khi bước vào phòng khám. Ngoài ra, để hình ảnh của lễ tân trông chuyên nghiệp hơn, tóc nên được chải và cột lên gọn gàng, tránh việc để tóc xoã vai hay che mặt.

Tuỳ thuộc vào quy mô và thương hiệu của phòng khám mà đồng phục của lễ tân sẽ khác nhau. Áo vest và quần tây là những trang phục quen thuộc của lễ tân tại gần như bất cứ phòng khám nào. Ngoài ra, đồng phục lễ tân phải thể hiện được màu sắc chủ đạo của thương hiệu phòng khám.

2. Đào tạo chuyên môn

Tuy không phải là một nha sĩ hay trợ thủ, những người có chuyên môn cao về ngành nha khoa, một lễ tân Nha khoa nhất thiết phải nắm rõ được những quy trình và dịch vụ điều trị tại phòng khám để tư vấn cho bệnh nhân, nhất là với những nha khoa quy mô từ rất nhỏ, nhỏ, đến trung bình, khi mà lễ tân sẽ kiêm luôn cả việc chăm sóc khách hàng.

Trong trường hợp này, lễ tân cần hiểu biết thêm một chút về chuyên môn cơ bản của nha khoa, ví dụ như các loại phương pháp chụp X-Quang nội nha và ngoại nha để nói chuyện và giải thích với bệnh nhân về quy trình chữa trị.
Ngoài chuyên môn cơ bản về nha khoa, sự thành thạo trong hình thức thanh toán là một điểm thể hiện sự chuyên nghiệp của một lễ tân.

3. Đào tạo kỹ năng mềm

Trong một số tình huống “khó nhằn” có thể xảy ra trong quá trình tiếp đón bệnh nhân tại một phòng khám nha khoa. Ví dụ như bệnh nhân quên hẹn hay không nghe điện thoại thăm khám. Hay việc thông tin thăm khám bị sai lệch dẫn đến việc bệnh nhân phải ngồi chờ và phàn nàn về dịch vụ tại phòng khám nha.

Dù là tình huống gì chăng nữa, nhưng những quy tắc chung trong việc giải quyết vấn đề là:

• Một – Khả năng thấu hiểu và đồng cảm với bệnh nhân
• Hai – Từ đồng cảm đến việc linh hoạt trong cách giao tiếp với bệnh nhân, giọng nói luôn nhẹ nhàng, không giận giữ khi xử lý tình huống bệnh nhân phàn nàn về dịch vụ
• Ba – Khả năng quan sát cảm xúc của bệnh nhân, từ đó tìm cách “xoa dịu” khi bệnh nhân giận dữ
• Bốn – Khả năng sử dụng công nghệ thuần thục trong việc giải quyết vấn đề liên quan đến lịch hẹn và hồ sơ bệnh nhân.

4. Đào tạo kỹ năng tin học văn phòng

Hầu hết các nhân viên lễ tân Nha khoa cần thành thạo kỹ năng máy tính cơ bản để thực hiện các công việc liên quan đến việc lưu trữ thông tin và quản lý thông tin của bệnh nhân trên các phần quản lý nha khoa offline hay online. Đặc biệt, trong thời đại 4.0 hiện nay, ngoài việc quản lý hồ sơ bệnh nhân, lễ tân Nha khoa cần thuần thục một số tích hợp chăm sóc khách hàng trên các phần mềm quản lý nha. 

Trên đây là những chia sẻ của Bùi Thiên Tạo về “đào tạo lễ tân phòng khám nha khoa có cần thiết không?”. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho việc kinh doanh phòng khám nha khoa được trở nên thuận lợi và phát triển hơn. Đừng ngại liên hệ với tôi để được chia sẻ nhiều hơn về vấn đề này nhé.