Để có thể bán được một dịch vụ nhiều lần cho cùng một nhóm khách hàng mục tiêu, thì việc quan trọng bạn cần làm chính là có được trong tay những tip chăm sóc hay khiến khách hàng quay lại với phòng khám nha của mình.

Rõ ràng việc mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng chính là cách tốt nhất để phòng khám răng thẩm mỹ của bạn có được những vị khách hàng trung thành.

Thậm chí việc này còn giúp bạn có thêm nhiều khách hàng mới thông qua sự giới thiệu của khách hàng cũ. Chính vì thế với một phòng khám răng ít có sự khác biệt về sản phẩm, kênh phân phối, thông tin,… so với những phòng khám khác thì dịch vụ chính là vũ khí lợi hại nhất giúp bạn trở nên nổi bật trong mắt khách hàng giữa một rừng phòng khám đang mọc lên hiện nay.

Các tip chăm sóc khiến khách hàng muốn quay lại với phòng khám răng thẩm mỹ

Trên thực tế thì những tip chăm sóc khách hàng này cần được áp dụng vào mọi vị trí trong một phòng khám nha chứ không riêng gì đội ngũ chăm sóc khách hàng của phòng khám vì tất cả những con người đảm nhiệm ở các vị trí trong phòng khám đều có tỉ lệ tương tác và tiếp xúc với khách hàng rất cao nên muốn có được sự ghi nhận của khách hàng đòi hỏi mọi vị trí đều phải thấm nhuần tư tưởng “chăm sóc và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho mỗi khách hàng khi đến với phòng khám răng”.

Cụ thể thì ở vị trí của người Bảo vệ cho phòng khám nha

Bạn nên nhớ rằng, vị trí của người bảo vệ rất quan trọng vì họ chính là những người đầu tiên cũng là cuối cùng tiếp xúc với khách hàng của bạn, do đó dù muốn hay không bạn cũng cần phải thừa nhận rằng người bảo vệ không chỉ giúp bạn trông giữ xe mà họ còn là hình ảnh đại diện của một phòng khám nha chuyên nghiệp.

Tốt nhất là hãy thống nhất với họ những quy tắc chung của phòng khám để làm nên một hình ảnh chuẩn mực khi đón tiếp khách hàng. Một thái độ lịch sự, ân cần, tươi cười với khách là điều bắt buộc và vô cùng cần thiết để gây ấn tượng mạnh với khách hàng.

Bạn biết đấy, trong bối cảnh kinh doanh của ngành nha khoa hiện nay sự cạnh tranh gây gắt giữa các thương hiệu giúp khách hàng có nhiều lựa chọn thay thế cho phòng khám của bạn do đó hãy để khách hàng được chinh phục bởi thái độ phục vụ chuyên nghiệp đôi khi chỉ xuất phát từ một nụ cười “thật tâm của người bảo vệ”.

Vị trí lễ tân của phòng khám nha

Đây là vị trí quan trọng đảm nhận công việc tiếp đón khách hàng cũng như hướng dẫn, tiếp nhận và trả lời điện thoại, cũng như sắp xếp lịch khám, và giải đáp thắc mắc, phàn nàn của khách hàng… chính vì đảm nhận cùng lúc nhiều vai trò như thế nên vị trí lễ tân thường được xem là gương mặt đại diện của một phòng khám răng.

So với những vị trí khác trong phòng khám nha thì năng lực sẽ là yếu tố quan trọng nhất nhưng với vị trí lễ tân thì thái độ phục vụ chính là yếu tố cần đặt lên hàng đầu.

Tip chăm sóc khách hàng “đỉnh cao” cho vị trí lễ tân ở mọi phòng khám:

• Gương mặt thân thiện, cùng thái độ niềm nở và tác phong nhanh nhẹn của người lễ tân chính là sự tôn trọng cần thiết đối với khách hàng.
• Dù khách hàng đã chọn được dịch vụ mà mình cần làm nhưng hãy hướng dẫn thêm cho họ vì có thể vẫn còn nhiều vấn đề họ chưa nắm kỹ, thái độ này thể hiện sự tận tâm với công việc của vị trí lễ tân
• Hoàn tất thủ tục hãy hướng dẫn khách đến mà họ sẽ được thăm khám. Việc làm này giúp khách hàng của bạn có được sự thoải mái kể cả khi phòng khám đang rất đông bệnh nhân.
• Sau khi đã hoàn tất việc khám và chữa bệnh, hãy nhẹ nhàng quan tâm đến khách hàng và tinh tế để đặt những câu hỏi về cảm nhận của họ sau khi sử dụng dịch vụ. Thái độ này thể hiện được sự thiện chí luôn chào đón khách quay trở lại.
• Sau cùng hãy luôn mở cửa tiễn khách và cảm ơn họ một cách chân thành,  lịch sự.

Tip chăm sóc khách hàng qua điện thoại cho vị trí lễ tân ở phòng khám nha khoa:

• Hãy nói tròn vành rõ chữ cùng với âm lượng vừa đủ nghe để khách hàng có thể tiếp nhận việc bạn tư vấn một cách thoải mái nhất.
• Hãy luôn chào hỏi một cách nhẹ nhàng với khách hàng để họ biết bạn là ai và gọi với mục đích gì.
• Nếu khách hàng là người chủ động gọi hãy luôn trong tư thế dạ vâng em đã nghe rõ để thể hiện được rằng mình thật sự lắng nghe và hiểu được vấn đề của họ
• Hãy luôn kết thúc bằng một lời cảm ơn với họ, đặc biệt không được tắt máy trước khách hàng.

Tip chăm sóc khách hàng cho vị trí y tá và bác sĩ tại phòng khám răng thẩm mỹ

Với vị trí y tá – tức người hỗ trợ bác sĩ trong việc đón tiếp và hướng dẫn bệnh nhân đến vị trí khám. Một y tá chuyên nghiệp sẽ biết khách hàng đang muốn gì và cần mình giúp gì cho họ.

Hãy luôn chào hỏi bệnh nhân với thái độ nhẹ nhàng và vui vẻ. Đừng quên hỏi rõ những vấn đề của khách để nói cho họ biết họ cần làm gì tiếp theo. Khách hàng sẽ rất vui và ấn tượng nếu như bạn luôn là người chủ động giúp họ. Tốt nhất hãy luôn giữ thái độ ân cần với mọi khách hàng đến phòng khám để biết họ muốn gì.

Với vị trí Nha sĩ thì kỹ năng giao tiếp với bệnh nhân cũng chính là cách để họ có thể thiết lập được mối quan hệ tốt với khách hàng trong suốt qua trình thăm khám. Đây cùng là điểm chạm mấu chốt để khách hàng quyết định có nên quay trở lại với phòng khám nha của bạn hay không.

Vì khách hàng khi đến với phòng khám nha khoa luôn trong tình trạng lo lắng, bất an nhất là với những bệnh nhân nhí. Chính điều này sẽ đòi hỏi ở nha sĩ một kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp giúp cho mọi khách hàng cảm thấy an tâm để quá trình thăm khám diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất.

Các tip chăm sóc khách hàng sau khi hoàn tất dịch vụ ở phòng khám

Quy trình chăm sóc khách hàng sau khám cực kỳ  quan trọng vì  khách hàng cũ sẽ chiếm đến 70% doanh thu của nha khoa. Trong khi đó việc chăm sóc bệnh nhân sau khi khám không hề tốn quá nhiều chi phí cũng như công sức và thời gian nên đừng bỏ qua khâu quan trọng này.

Theo đó bạn có thể chăm sóc họ thông qua việc gọi điện, nhắn tin hay gửi  email hỏi thăm khách hàng thường xuyên. Hay gửi ưu đãi cho họ để chúc mừng ngày sinh nhật và nhắc về lần hẹn khám tiếp theo. Đừng quên gửi tặng quà, voucher khuyến mãi dịch vụ, giảm giá cho họ thường xuyên.

Nên nhớ khách hàng không bao giờ muốn nghe quảng cáo nên hãy đi thẳng vào vấn đề để tiết kiệm thời gian cho họ cũng như tăng hiệu quả tiếp cận với khách hàng thành công hơn.

Một vài lưu ý để cuộc gọi chăm sóc khách hàng nha khoa hiệu quả:

• Hãy luôn gọi tên khách hàng một cách thân thiết và nhắc về lần cuối cùng họ ghé phòng khám là khi nào
• Đừng nói “Nếu”, mà hãy luôn hỏi “Khi nào?” để khách hàng luôn nhớ đến cuộc hẹn mà bạn đã nhắc họ. Hỏi thêm về cảm nhận của họ trong những lần thăm khám trước để cải thiện dịch vụ bên phòng khám tốt hơn nữa.

Tip xử lý những khiếu nại trong chăm sóc khách hàng trong ngành nha khoa thẩm mỹ

Bạn nên nhớ là đối với  bất kỳ vị trí nào trong phòng khám sẽ luôn phải đối mặt với các cuộc khiếu nại của khách hàng, nhưng  nếu không khéo léo xử lý tình huống rất có thể bạn sẽ để mất khách hàng chỉ vì thái độ thiếu chuyên nghiệp của mình, do đó:

• Hãy giữ thái độ chuyên nghiệp, bình tĩnh và  nhẹ nhàng nhất với khách hàng trong bất kỳ tình huống nào. Tuyệt đối không to tiếng với khách nhưng nếu  khách hàng lớn tiếng hơn hãy yêu cầu họ giữ bình tĩnh để trình bày vấn đề.
• Hãy luôn lắng nghe họ để có được hướng giải quyết phù hợp nhất.. Trong khi khách hàng trình bày về vấn đề khiến họp bức xúc hãy luôn lắng nghe với một thái độ cầu thị nhất, toả ra cảm thông với họ chính là cách xử lý thông minh nhất trong tình huống đó.
• Sau khi mọi việc được giải quyết hãy gửi ngay lời xin lỗi đến khách hàng kể cả bạn không sai hãy cho họ thấy họ sẽ có được trải nghiệm tốt hơn cho những lần sau.

Những mẫu câu chăm sóc khiến khách hàng quay lại với phòng khám răng của bạn

Hãy tận dụng mọi thông tin mà bạn có được từ khách hàng đó để có thể gợi lên một cuộc trò chuyện thú vị để gây ấn tượng với họ, một số mẫu câu bên dưới đây có thể giúp ích được cho bạn đấy:

• “Anh chị có thấy sự khác biệt gì kể từ khi điều trị ở phòng khám của chúng tôi không ạ ?”
• “Chứng viêm khớp của anh/chị lần trước có ảnh hưởng nhiều đến việc mình chăm sóc răng miệng hàng ngày không ạ?”
• “Làm việc muộn như thế này vất vả cho anh chị quá, nhưng khách hàng đến phòng khám của em hay chăm sóc răng miệng theo cách này…,khi họ tăng ca nè..??”
• Thay vì hỏi anh chị chải răng một ngày bao nhiêu lần hay có thường xuyên dùng chỉ nha khoa hay không bạn nên đổi thành câu “Hàng ngày mình chăm sóc răng miệng như thế nào anh chị ha”
• Đừng hỏi “Anh chị có ăn nhiều đồ chiên nướng hay uống nước ngọt có ga không nhỉ” thay vào đó hãy hỏi”món ăn yêu thích của anh chị là gì ha hay anh chị có thích chế độ ăn kiêng không ạ ??”.

Tốt nhất khi trò chuyện với khách hàng tại phòng khám bạn nên hỏi thăm và tò mò về cuộc sống của họ hơn là hỏi và đưa ra nhiều lời khuyên mang tính sách vở nhé.

Đây là tất cả những gì mà trong các khóa đào tạo phòng khám nha khoa thẩm mỹ chuẩn 4.0 của Bùi Thiên Tạo tôi thường hay nhắc đến cho đội ngũ của phòng khám, tôi hy vọng nó giúp ích được cho những vấn đề đang còn tồn đọng tại phòng khám của bạn.

Nếu bạn muốn có được một quy trình cụ thể ở trên cũng như những vấn đề khác liên quan đến việc phát triển công việc kinh doanh của phòng khám đừng quên liên hệ với tôi để chúng ta có một cuộc hẹn nhé.