Nha khoa là một trong những ngành công nghiệp có tiềm năng phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, để tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho nha khoa, việc nhận biết thất thoát khi quản lý phòng khám để đạt hiệu quả các hoạt động kinh doanh là điều rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 8 thất thoát mà bác sĩ nha khoa cần biết để quản lý hiệu quả hơn.
1. Thất thoát khi quản lý phòng khám do nhân viên ghi nhận doanh thu không đúng
Một trong những thất thoát lớn nhất và dễ nhận ra nhất đến từ việc nhân viên ghi nhận doanh thu không đúng. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau: do nhân viên cố tình hoặc vô tình nhập liệu sai hoặc không chính xác.
Tưởng chừng là rất dễ quản lý, tuy nhiên tôi đã từng chứng kiến 1 phòng khám ở tỉnh doanh thu không quá lớn nhưng số tiền thất thoát là hơn 200 triệu và cuối cùng các bên phải mời công an vào để giải quyết. Đôi khi bạn không thể kiểm soát được (đặt biệt là khi bạn ở thành phố, phòng khám có thương hiệu và muốn mở thêm phòng khám ở tỉnh) và đành chấp nhận mức thất thoát là 10%. 10% doanh thu có vẻ không quá lớn nhưng nó là hơn 40% lợi nhuận của phòng khám nha khoa.
Để giảm thiểu thất thoát này, thì ngoài việc huấn luyện nhân viên về quy trình ghi nhận doanh thu và kiểm tra thường xuyên để phát hiện lỗi thì việc cần có 1 hệ thống quản lý tài chính minh bạch là hết sức cần thiết. Giải pháp sẽ có ở cuối bài ạ.
2. Thất thoát do tỷ lệ chốt sale thấp
Chốt sale cũng là một khoảng thất thoát vô hình mà nhiều phòng khám nha khoa mặc định nó không phải là thất thoát vì đó là khoảng tiền mà phòng khám chưa nhân. Tuy vậy, nếu đi sâu hơn 1 chút bạn sẽ thấy phía sau 1 lần chốt sale không thành công là 1 khoản chi phí khổng lồ của Marketing & Quảng cáo, chi phí mặt bằng, chi phí lương của nhân viên và Bs trong thời gian không có việc…..
Theo ước tính, chi phí cho 1 khách hàng là trên dưới 500K tùy vào mức độ cạnh tranh ở khu vực của phòng khám. Để giảm thiểu thất thoát này, bác sĩ nha khoa cần có 1 quy trình chốt sale chuẩn 5 sao cũng như gia tăng khả năng chốt sale và nâng cao kỹ năng giao tiếp với khách hàng của toàn bộ nhân viên phòng khám.
3. Thất thoát do khách hàng cũ rời đi
Nha khoa là một trong những ngành dịch vụ mà tỉ lệ trung thành là cực kỳ cao, bạn dễ dàng tìm thấy những trường hợp mà cả họ hàng 3 đời sử dụng dịch vụ ở tại một phòng khám nha khoa duy nhất. Vì vậy, đối với Nha Khoa thì việc nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cấp phòng khám, nâng cao chất lượng dịch vụ, tương tác và CSKH thường xuyên được xem là những điểm mấu chốt để giữ chân khách hàng cũ cũng như có thêm được nhiều khách hàng từ việc giới thiệu (referal) trực tiếp và các bài post trên mạng xã hội.
Ở đây, phòng khám nha khoa cùng cần phải lưu ý các trường hợp CSKH không có chiến lược rõ ràng, không có lịch trình cụ thể, có những lúc thì chăm sóc dồn dập và có những lúc thì bỏ lơ khách hàng … Hoặc chăm sóc tùy theo cảm hứng của nhân viên phòng khám.
Trong trường hợp phòng khám chưa có ứng dụng về công nghệ thì Bùi Thiên Tạo khuyên mình nên tìm 1 số công cụ, tạo lịch chăm sóc, ghi nhận quá trình chăm sóc hoặc tích hợp một vài kênh chăm sóc tự động thông qua Zalo hoặc Email hoặc SMS. Ngoài ra các chính sách về khuyến mãi dành cho khách hàng cũ cũng nên được cập nhật thường xuyên, một số phòng răng còn có chính sách chiết khấu dành cho người giới thiệu.
4. Thất thoát khi quản lý phòng khám do sắp xếp nhân viên chưa hợp lý
Bạn dễ dàng nhận thấy ở các phòng khám vắng khách và nhân viên thì rất rảnh điều này có vẻ hợp lý, tuy nhiên đứng ở góc độ ở chủ phòng khám sẽ muốn nhân viên năng động hơn và thay vì ngồi lướt mạng xã hội thì có thể dành thời gian để chăm sóc khách hàng cũ.
Trò chuyện, kết bạn và hiểu hơn vấn đề của khách hàng từ đó có các tư vấn và hỗ trợ phù hợp. Một tình trạng khác, đó là việc phân bổ công việc không đều giữa các ngày, có ngày quá nhiều khách có nhiều lại hầu như không có khác, hoặc khi bác sĩ A thì quá bận trong khi bác sĩ B lại quá ít việc. Từ đó dẫn đến việc phòng khám nha khoa phục vụ được ít khách hơn, chất lượng phục vụ kém hơn và doanh thu càng ngày càng bị thu hẹp là điều tất yếu.
5. Thất thoát nguyên vật liệu
Ngoài tiền lương nhân viên thì chi phí nguyên vật liệu là một trong những chi phí lớn nhất của nha khoa. Thất thoát nguyên vật liệu có thể dẫn đến sự lãng phí về tài nguyên và tăng chi phí sản xuất. Vì vậy, việc áp dụng 1 hệ thống quản lý số lượng và giá trị sản phẩm tồn kho, quản lý hạn sử dụng, quản lý giá vốn, công nợ nhà cung cấp… sẽ giúp phòng khám nha khoa giảm đáng kể chi phí.
Trên đây là những chia sẻ của Bùi Thiên Tạo về “5 thất thoát bạn cần biết khi quản lý phòng khám nha khoa”. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho việc kinh doanh phòng khám nha khoa được trở nên thuận lợi và phát triển hơn. Đừng ngại liên hệ với tôi để được chia sẻ nhiều hơn về vấn đề này nhé.